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Datenschutz bei der Aktenvernichtung: Sicherheitsstufen und Anforderungen

Aktenvernichter

 

Wer beruflich oder privat viel mit schriftlichem Material zu tun hat, kennt das Problem: Werden die Unterlagen nicht mehr benötigt, müssen sie vorschriftsgemäß entsorgt werden. Viele Dokumente dürfen nicht einfach im Papierkorb landen, sondern erfordern eine professionelle Vernichtung in speziell dafür vorgesehenen Aktenvernichtern. Was genau ist dabei in Bezug auf den Datenschutz zu beachten und welche Geräte kommen für welchen Verwendungszweck in Frage?

Datenschutzrechtliche Grundlagen

Die Vernichtung von datenschutzrelevanten Dokumenten ist in der Datenschutzgrundverordnung unter der Norm DIN 66399 detailliert festgelegt. Diese unterteilt Schriftgut und sonstige Datenträger in drei Schutzklassen, die Aufschlüsse über die erforderlichen Datenschutzmaßnahmen geben. Schutzklasse 1 beinhaltet Unterlagen mit geringem Schutzbedarf wie private Korrespondenz oder personalisierte Werbung. In Schutzklasse 2 fallen Informationen mit erhöhtem Schutzbedarf wie Personal- und Bewerberdaten. Der höchste Schutzbedarf besteht in Schutzklasse 3. Hier sind alle Dokumente zusammengefasst, die einer strikten Geheimhaltung unterliegen, so zum Beispiel Patienten- und Mandantenakten oder sicherheitsrelevante Informationen. Vor der Anschaffung eines Aktenvernichters sollte man sich also zunächst immer darüber informieren, in welcher Schutzklasse man sich bewegt.

Sicherheitsstufen von Aktenvernichtern

Aktenvernichter werden in sieben Sicherheitsklassen unterteilt, die auf der Verpackung oder auf dem Gerät angegeben sein müssen. Sie orientieren sich an den Schutzklassen der Datenschutzgrundverordnung und unterscheiden sich in der Größe der Streifen oder Partikel, die durch den Schredder-Vorgang erzeugt werden. Dabei weisen die einzelnen Sicherheitsstufen folgende Merkmale auf:

Sicherheitsstufe P-1: Die unterste Sicherheitsstufe ist auf den privaten Gebrauch ausgerichtet und dient dazu, allgemeine Unterlagen wie Broschüren oder Prospekte ohne besonderen Schutzbedarf zu entsorgen. Streifenbreite: 12mm, Partikelgröße: 2000mm²​

Sicherheitsstufe P-2: Auch die zweite Sicherheitsstufe richtet sich vorwiegend an Privatpersonen oder kleine Firmen. Geräte dieser Kategorie eignen sich zum Beispiel, um allgemeinen Schriftverkehr oder einfache Arbeitsanweisungen zu vernichten. Streifenbreite: 6mm, Partikelgröße: 800mm²​

Sicherheitsstufe P-3: Für vertrauliche Unterlagen mit personen- oder firmenbezogenen Daten ist mindestens die dritte Sicherheitsstufe erforderlich. Dies betrifft zum Beispiel Bestellformulare mit Adressdaten oder personalisierte Angebote. Streifenbreite: 3mm, Partikelgröße: 320mm²​

Sicherheitsstufe P-4: Enthalten die Dokumente sensible persönliche Daten, wie es zum Beispiel bei Personalakten oder Steuerunterlagen der Fall ist, wird ein Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P-4 benötigt. Streifenbreite: 6mm, Partikelgröße: 160mm²​

Sicherheitsstufe P-5: Unterlagen, die eine Geheimhaltung erforderlich machen, sind in die Sicherheitsstufe P-5 eingeordnet. Hierunter fallen zum Beispiel Mandanten- und Patientenakten. Streifenbreite: 2mm, Partikelgröße: 30mm²​

Sicherheitsstufe P-6: Geheime Dokumente mit hohem Sicherheitsbedarf wie zum Beispiel Forschungsunterlagen oder Sicherheitspläne unterliegen bei der Entsorgung den hohen Anforderungen der sechsten Sicherheitsstufe. Streifenbreite: 1mm, Partikelgröße: 10mm²​

Sicherheitsstufe P-7: Beinhalten die Unterlagen Informationen von Geheimdiensten oder Militär, gilt die höchste Sicherheitsstufe P-7. Streifenbreite: 1mm, Partikelgröße: 5mm²​

Auswahl des passenden Aktenvernichters

Das wichtigste Kriterium bei der Anschaffung eines Aktenvernichters ist die Einhaltung aller notwendigen Sicherheitsanforderungen.  Welche Dokumente müssen entsorgt werden und welche Sicherheitsstufe muss das Gerät aufweisen, um den Datenschutzbestimmungen gerecht zu werden? Hierbei lässt sich zusammenfassen, dass mindestens Sicherheitsstufe P-3 oder P-4 erforderlich ist, sobald personenbezogene Daten ins Spiel kommen. Je vertraulicher die Dokumente sind, umso höher wird die benötigte Sicherheitsstufe.

Auch die Schnittweise ist ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl eines Aktenvernichters. Geräte, die die Dokumente in Streifen schneiden, sind meist günstiger und für den Hausgebrauch ausreichend. Geräte mit Partikelschnitt bieten dagegen zusätzliche Sicherheit, indem sie die Unterlagen nicht nur horizontal, sondern auch vertikal schneiden. Um auf Nummer sicher zu gehen, lohnt es sich also, in einen professionellen Aktenvernichter zu investieren. Bei gaerner gibt es eine breite Auswahl an Aktenvernichtern unterschiedlicher Hersteller und Größen, die alle Sicherheitsbestimmungen erfüllen und damit eine korrekten Entsorgung von Dokumenten ermöglichen.

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